Don´t work harder but work smarter.

 Gastbeitrag von Prof. Dr. Eckehard Müller.

Fachkräftemangel ist ein Thema, das ständig für neuen Diskussionsstoff sorgt. Studien zeigen nahezu einhellig, dass wir einen Fachkräftemangel haben und sich dieser noch verschärft, da durch den demografischen Wandel die Jugendlichen, die zukünftig dem Arbeitsmarkt zur Verfügung stehen, weniger sind, als der Anteil der Arbeitnehmer, die in den Ruhestand wechseln. Da schließe ich auch die Pensionäre ein. 

Fachkräftemangel: nicht nur eine Frage der Köpfe

Die Debatte über Fachkräftemangel konzentriert sich häufig auf zusätzliche Arbeitskräfte, Qualifizierung und Zuwanderung. Diese Hebel bleiben wichtig. Unternehmen können jedoch gleichzeitig an einer zweiten Seite des Problems arbeiten: Wie viel qualifizierte Arbeitszeit wird durch unnötig komplizierte, schlecht abgestimmte oder nicht digitalisierte Prozesse gebunden?

Gerade in der Industrie zeigt sich, dass Prozessverbesserung, Automatisierung und Digitalisierung nicht nur Kostenfragen sind. Sie können vorhandene Fachkräfte von vermeidbarer Routine entlasten und Kapazität für wertschöpfende Arbeit freisetzen.

Lean Management als Kapazitätshebel

Bis jetzt ist der Lean-Gedanke im Wesentlichen auf die Industrie beschränkt. Wer hat den außer der Industrie noch Fachkräftemangel? Das Handwerk und auch die öffentliche Hand. Ich denke hier auch an Lehrer. (Nicht der Unterricht, sondern Prozesse um das Unterrichten hat man anzuschauen.)

Ich möchte den Lean-Gedanken in einem „Slogan“ zusammenfassen: Don’t work harder but work smarter. Prozesse müssen effektiver gestaltet werden. Dabei heißt es nicht schneller zu arbeiten, sondern anders, das effektiver ist. Sie werden vielleicht denken: Wie soll das denn gehen? Dazu ist ein radikales Umdenken erforderlich, was durch eingefahrene Arbeitsmuster behindert wird. Wir haben es schon immer so gemacht! In der Industrie hat dieses Umdenken bis zu 5 Jahre bei Unternehmen gedauert, wenn man konsequent am Ball bleibt.

Manche Handwerksbetriebe haben sich mit diesem Gedanken angefreundet und fahren damit nicht schlecht. „Prozesse ändern“ ist hier das Schlagwort. Wo sind die nicht-wertschöpfenden Abschnitte? Diese TÄTIGKEITEN heißt es zu minimieren.

Dasselbe Prinzip gilt auch für Verwaltungsarbeit. Entscheidend ist die Frage, welche Tätigkeiten tatsächlich einen Nutzen erzeugen und welche durch Doppelarbeit, Medienbrüche, unnötige Freigaben oder unklare Zuständigkeiten gebunden werden. Vereinfachung ist damit nicht nur Bürokratieabbau, sondern auch ein Beitrag zur besseren Nutzung knapper Fachkapazität.

Digitalisierung dort einsetzen, wo sie Arbeit vereinfacht

Viele Kunden-Lieferanten-Prozesse in der Industrie sind längst digital organisiert. Gleichzeitig bestehen in kleineren Unternehmen und in Verwaltungsprozessen weiterhin Medienbrüche und manuelle Routinen. Das Potenzial liegt deshalb nicht in Digitalisierung um ihrer selbst willen, sondern in durchgängigen Abläufen: Daten einmal erfassen, Informationen weiterverwenden und unnötige Übergaben vermeiden.

In Deutschland versinken wir in einem Vorschriftendschungel, der kontraproduktiv ist. Ich bekomme dieses täglich als Beamter zu spüren. Seit fast 25 Jahren beobachte ich diese Entwicklung. Immer wieder gibt es Eventualitäten, denen man begegnen will. Der Kosten-Nutzen-Aufwand wird dabei völlig außer Acht gelassen. Insofern stimme ich Prof. Syska zu. Er spricht von Verschwendung von Steuergeldern.

Der entscheidende Punkt bleibt: Besser und effektiver zu arbeiten bedeutet nicht automatisch Personalabbau. Produktivitätsgewinne können genutzt werden, um Aufträge schneller zu bearbeiten, Wachstum zu ermöglichen, Qualität zu verbessern oder Beschäftigte von Routinetätigkeiten zu entlasten. Gerade bei knappen Fachkräften wird Prozessqualität damit selbst zu einem Wettbewerbsfaktor.

Management-Check: Arbeiten wir wirklich smarter?

1. Welche qualifizierten Tätigkeiten werden heute durch Warten, Suchen, Mehrfacheingaben oder unnötige Freigaben gebunden?
2. Welche Prozesse lassen sich vereinfachen, bevor sie digitalisiert oder automatisiert werden?
3. Wo kann Technologie Fachkräfte entlasten, ohne wichtiges Erfahrungswissen zu verlieren?
4. Wer misst, ob Prozessverbesserungen tatsächlich Zeit für wertschöpfende Arbeit freisetzen?

INFPRO-Einordnung: Der Gastbeitrag ergänzt die heutigen Themen Wissen & Arbeit, Lean Management und KI & Technologie.