Was Unternehmen gegen den Fachkräftemangel tun können.

Ein Beitrag von Prof. Dr. Volker Engert.

Einordnung 2026: Der Beitrag erschien ursprünglich 2023. Die Grundfrage ist weiterhin aktuell: Wie können Unternehmen knappe Fachkräfte produktiver einsetzen und neues Wissen schneller in stabile Arbeitsprozesse überführen?

Worum es in diesem Beitrag geht

Digitale Assistenzsysteme können Einarbeitung, Qualifizierung und Wissensübertragung unterstützen. Ihr Nutzen entsteht nicht durch Technik allein, sondern dann, wenn Arbeitsabläufe klar beschrieben, Wissen verfügbar und die Systeme in reale Prozesse integriert sind.

„Der Fachkräftemangel ist auch in unserem Unternehmen angekommen. Nach langer Zeit haben wir in Werner M. endlich einen geeigneten Bewerber gefunden. Jetzt gilt es, den „Neuen“ schnell mit unseren Abläufen vertraut zu machen. Doch aller Anfang ist zeit- und kostenintensiv. Unser langjähriger Mitarbeiter, Andreas B., hilft dem neuen Mitarbeiter, sich bei uns zurechtzufinden. Notwendigerweise bleibt seine Arbeit entweder liegen oder Werner M. muss warten bis Andreas B. wieder Zeit findet.“ Auch wenn dieses Szenario fiktiv ist, der beschriebene Prozess ist in vielen deutschen Unternehmen Realität.

Einarbeitung bindet nicht nur die Zeit neuer Mitarbeitender, sondern auch die knappe Fachzeit erfahrener Kolleginnen und Kollegen. Besonders teuer wird sie dort, wo Prozesswissen überwiegend in Köpfen steckt, Arbeitsanweisungen schwer zugänglich sind oder Rückfragen und Fehlerkorrekturen den Alltag prägen. Genau hier können strukturierte Wissenssysteme und digitale Assistenz ansetzen.

Fachkräftemangel ist auch eine Produktivitätsfrage

Demografie, Qualifikation, Zuwanderung und Erwerbsbeteiligung bestimmen das verfügbare Arbeitskräfteangebot. Für Unternehmen kommt jedoch ein zweiter Hebel hinzu: Wie viel wertschöpfende Arbeit kann mit der vorhandenen Fachzeit geleistet werden? Deshalb gehört neben Personalgewinnung und Weiterbildung auch die Produktivität der bestehenden Organisation in die Fachkräftestrategie.

Arbeitsproduktivität als unternehmerischer Hebel

Unternehmen können den Arbeitskräfteengpass nicht allein über Rekrutierung lösen. Sie können aber beeinflussen, wie viel Fachzeit in Suche, Rückfragen, Fehlerkorrektur, Einarbeitung und wiederkehrender Informationsbeschaffung gebunden wird. Produktivitätsarbeit bedeutet deshalb nicht, Menschen schneller arbeiten zu lassen, sondern Wissen, Abläufe und Unterstützung so zu organisieren, dass qualifizierte Arbeit dort eingesetzt wird, wo sie tatsächlich Wert schafft.

Digitale Assistenzsysteme können Fachzeit entlasten

Digitale Assistenzsysteme können Mitarbeitende bei komplexen Arbeits- und Entscheidungsprozessen unterstützen: durch kontextbezogene Informationen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Übersetzung, Fehlervermeidung und schnelleren Zugriff auf Erfahrungswissen. Entscheidend ist, dass sie nicht als zusätzliche Softwareebene neben dem Prozess stehen, sondern in die tatsächliche Arbeit integriert werden.

Zu einem ähnlichen Ergebnis kommt eine Untersuchung mit Studierenden an einer Hochschule in Heidelberg. Im Rahmen einer Modellmontage zeigte die untersuchte Gruppe mit digitaler Assistenz eine deutlich höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit bei zugleich geringerer Fehlerquote und besserer Qualität als die Vergleichsgruppe ohne digitale Unterstützung.

Gleiche Ergebnisse bestätigt auch Timm Oberhofer, Geschäftsführer der Oberhofer Kunststofftechnik GmbH. Bei ihm wurden fachfremde und sogar ausländische Mitarbeiter mit dem digitalen Helfer in kurzer Zeit auf ein höheres Qualifikationsniveau gebracht. Für ihn ist die Funktion der automatischen Sprachübersetzung besonders nützlich, gerade für die Qualifizierung von ausländischen Mitarbeitern.

Philipp Rühlemann, damals Betriebsleiter im Logistikcenter Rotenburg der thyssenkrupp Schulte GmbH, berichtete im ursprünglichen Beitrag ebenfalls von positiven Erfahrungen bei der Qualifizierung fachfremder Mitarbeitender mit digitaler Unterstützung. Solche Beispiele sind keine allgemeingültigen Wirkungsnachweise, zeigen aber, wo Assistenzsysteme in der Praxis ansetzen können.

Management-Check: Wann digitale Assistenz wirklich hilft

1. Wissen identifizieren: Welche Tätigkeiten hängen heute besonders stark von einzelnen erfahrenen Personen ab?
2. Prozess stabilisieren: Sind Arbeitsschritte, Qualitätskriterien und Eskalationswege klar genug, um digital unterstützt zu werden?
3. Assistenz integrieren: Erhalten Mitarbeitende Informationen genau dort, wo sie im Arbeitsablauf benötigt werden?
4. Wirkung messen: Verbessern sich Einarbeitungszeit, Fehlerquote, Selbstständigkeit oder verfügbare Fachzeit tatsächlich?

Weiterführend bei INFPRO: Der Beitrag ergänzt die Themen Wissen & Arbeit, Die Fabrik als Wissensraum, KI & Technologie sowie den Beitrag Not harder but smarter.